Você é uma das milhares de pessoas que agora trabalham em casa? A rotina mudou drasticamente?
Um dia você está cercado de colegas de trabalho, e no outro, você está em casa, trabalhando em seu PC, celular ou laptop. Ajustar-se ao chamado "novo normal" também pode ser muito desafiador. Existem novas distrações, os fluxos de trabalho foram alterados, você provavelmente está usando novos softwares para comunicação e discutindo com a equipe estratégias para manter a produtividade.
Uma pesquisa realizada pela World Economic Forum mostra que 98% das pessoas entrevistadas - na maioria profissionais corporativos - afirmam que gostariam de trabalhar remotamente pelo resto de suas vidas. Por outro lado, a flexibilidade requer esforços maiores, pois além de aprender a manter o foco, é preciso saber a hora de se "desconectar" das obrigações profissionais.
Empresas que não apresentam uma cultura de flexibilidade para o trabalho remoto são as que mais estão sofrendo com as mudanças, pois já apresentavam uma resistência à modalidade muito antes de verem o Home Office como alternativa para manter os processos e ações funcionando.
Quando falamos da relação de líderes e liderados, segundo pesquisa da OWL Labs realizada ainda antes da pandemia, os principais desafios para o gerenciamento de times de forma remota era manter o foco dos colaboradores (82%), manter a produtividade (82%) e alinhar expectativas e alinhamentos (75%). Na atual realidade, esses tópicos são ainda mais recorrentes.
Mas calma: tal desafio não é insuperável e é preciso usar o ambiente a nosso favor. As dicas a seguir ajudarão a tornar o trabalho em casa mais simples e eficaz, se você estiver abrigado durante a pandemia do coronavírus ou se sua posição mudar permanentemente para o status remoto.
1. Fique sempre perto do modem/roteador
Se o trabalho é remoto significa que estará fazendo tudo pela Internet. Você não precisará apenas de conectividade de alta velocidade, mas também deve garantir que seu espaço esteja posicionado corretamente. Não importa que tipo de roteador você tenha, quanto mais perto, melhor será a intensidade do sinal e mais rápidas serão as velocidades de transferência, seja para download ou upload de arquivos.
Observe que quanto mais dispositivos você conectou à sua rede, mais lento será o processo, portanto, convém limitar o número de dispositivos conectados durante o horário de trabalho e ainda em momentos importantes de comunicação, como reuniões.
2. Defina o espaço certo
Isso pode parecer bastante óbvio, mas vale a pena mencionar. Se você está constantemente sendo interrompido, seu trabalho vai sofrer. Certifique-se de ter algum espaço silencioso onde possa configurar seu escritório em casa. Essa área deve estar fora dos limites das crianças, mas também precisa estar longe de lembretes sobre tarefas e outras coisas que possam distraí-lo. Isso inclui também dispositivos como celulares e notificações de redes sociais.
3. Evite interrupções, mantenha o foco
Se já no escritório as chances de você lidar com interrupções são altas, imagine o quão problemáticas elas podem ser em casa. De crianças a animais de estimação, fazendo comida, ajudando nos trabalhos domésticos, lavando roupas, aspirando, vizinhos intrometidos, familiares e amigos bem-intencionados ligando ao telefone... você precisa encontrar uma maneira de evitar essas interrupções demoradas. Recurso útil: regras de etiqueta do espaço colaborativo. Os chamados coworkings, que viraram uma febre nos últimos meses, apresentam algumas boas regras de convivência que podem se adequar a seu espaço particular se você não vive sozinho.
4. Prepare-se para reuniões
Se sua empresa é grande, você terá muitas reuniões. Então, garanta a organização de tudo que necessita muito antes das conferências se preparando bem para o que está por vir.
Faça uma checklist:
· Um espaço privado e bem iluminado, onde as interrupções não acontecerão;
· Um microfone e alto-falantes / fone de ouvido;
· Uma boa webcam;
· Um bom sinal de internet;
· Avise com antecedência as pessoas que moram com você o dia e horário da reunião, para não ser surpreendido com barulhos ou situações desconfortáveis.
Se você estiver realizando suas reuniões através do seu tablet ou laptop, é bem provável que ele tenha uma webcam e um microfone embutidos, mas nem sempre é o caso. Verifique novamente sua configuração minutos antes, estando sempre pronto para os encontros virtuais.
Programas de videoconferência apresentam testes de captação de som e vídeo antes de redirecionarem para a sala. Esse pode ser um bom recurso.
5. Use o Software de Comunicação Certo
Quer se trate de reuniões, colaboração em equipe, comunicação entre escritórios ou qualquer outra coisa, você precisará do software de comunicação certo. Você não pode (e não deve tentar!) lidar com tudo isso por e-mail. Isso simplesmente não vai funcionar. Verifique se você e sua equipe têm o suporte certo, seja Skype, Teams, Google Meeting, Zoom, Facetime ou qualquer outra coisa. Existem outras ferramentas que podem ajudar na colaboração, compartilhamento de arquivos e similares, como Trello, Drive e Dropbox, Slack e muito mais.
6. Fique atento aos horários
Em que você está trabalhando? Está no horário correto? E os seus colegas de trabalho? O calendário certo pode ajudar todo o escritório a permanecer no caminho e ser produtivo. Você encontrará uma ampla variedade de opções de calendário por aí. O Google é gratuito e muito popular, mas você também pode gostar do Zoho ou de outro calendário comercial disponível comercialmente.
7. Mantenha seu computador protegido
Para quem trabalha em casa, é muito importante proteger seu computador contra hackers, malwares e programas maliciosos, mais do que no escritório. E se você estiver lidando com informações confidenciais... a atenção é redobrada.
Além de precisar de um software anti-vírus/anti-malware moderno, você também deve ter uma VPN que possa mascarar seu endereço IP e dificultar a invasão à sua rede. Observe que sua empresa pode ter uma VPN específica necessária baseada em sua própria política de segurança interna; portanto, verifique primeiro com o setor de TI.
8. Obtenha um segundo monitor
Você descobrirá rapidamente que precisa de mais espaço na tela do que imaginava. Um segundo monitor permite expandir seu espaço de trabalho e é particularmente importante para quem luta para lidar com suas tarefas diárias a partir de um laptop pequeno. No entanto, mesmo se você tiver um PC com um monitor maior, pode valer a pena investir em uma segunda tela para ajudar a aumentar a produtividade e ter uma visão macro de todas as suas ações. Porém, cuidado: depois de dobrar a tela, é difícil voltar a usar apenas um monitor!
9. Mais uma vez: tenha capacidade de resistir à tentação
Se há algo que surpreende quem precisa trabalhar em casa pela primeira vez é o foco, e por isso que reiteramos uma atenção especial a ele. Tudo parece clamar para ser feito. Você precisa lavar a louça e lavar a roupa. A casa precisa ser aspirada e os brinquedos das crianças precisam ser recolhidos. O gramado precisa ser cortado. A lista continua e continua. Uma das coisas mais críticas para você cultivar agora é a capacidade de se concentrar em realizar seu trabalho e em ignorar a tentação de fazer outras coisas.
Tenha em mente que apesar de você estar trabalhando em casa, precisa respeitar horários como se estivesse no ambiente corporativo. Saiba a hora de parar, fazendo assim as tarefas que costumeiramente você fazia depois do seu expediente. Se você é mais flexível, defina bem o horário das tarefas e só comece uma depois de terminar outra.
10. Use os gadgets e ferramentas a seu favor
Por fim, verifique se você equipou totalmente sua área de trabalho. Pense no que você precisará para se manter produtivo e confortável. Isso vai além de um computador, celular e uma cadeira decente. Você precisará de um filtro de linha para permanecer conectado, cabos para dispositivos, acesso a uma impressora, scanner e muito mais. Tudo bem configurado e pronto para uso. Tenha uma visão estratégica e verifique se o seu escritório em casa está tão bem equipado quanto o seu escritório de trabalho.
Conclusão
Se você é novo no trabalho em casa, pode ser surpreendentemente difícil. As dicas acima ajudarão a garantir que você seja capaz de permanecer produtivo, minimizando as distrações e o tempo de inatividade imprevisto.
Com um pouco de paciência e vontade de ir além da curva de aprendizado, você pode até descobrir que é realmente mais produtivo em casa do que no escritório. Vá além do básico e peça ajuda a seus colegas. Dialoguem sobre as melhores soluções para o período e compartilhem conhecimento. Essa também é uma ótima forma de aprender com experiências de quem também precisou se adaptar ao Home Office.
No nosso caso funcionou, e no seu?
Agora, que tal responder nossa enquete:
Você está mais produtivo trabalhando de home office?
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